Nintex Forms for SharePoint, InfoPath oder doch was anderes? Was ist die geeignete Formularlösung für mich?

Das vorweg: Über viele Jahre hinweg war ich ein sehr großer Fan und Verfechter von InfoPath. Wir haben bei ITaCS über drei Produktgenerationen hinweg Lösungen geschaffen, die im Ergebnis sehr erfolgreich waren und noch immer sind. Klar gibt es auch gute technische und fachliche Argumente, die gegen den Einsatz von InfoPath sprachen, jedoch haben wir bis dato immer einen Weg gefunden, fehlende Funktionen oder technische Tücken von InfoPath mit geeigneten Anpassungen oder Erweiterungen zu lösen.

Für mich war InfoPath immer eine Technologie sowie ein Werkzeug, mit dem sich mit einem akzeptablen Aufwand einfache bis komplexe Formularanwendungen realisieren lassen. Meiner Meinung nach – und das wiederspricht dem Standpunkt von Microsoft – ist InfoPath kein reines End User Produkt, weil man beim Umgang mit dessen “Eigenarten” über teilweise sehr tiefes technischen Know-how verfügen muss. Bringt man das mit, lassen sich mit InfoPath sehr robuste Lösungen realisieren.

Spätestens mit dem Erscheinen von Nintex Forms (erstmals in der Version 2010) fragen sich immer mehr Anwender, ob ich nun Nintex Forms oder InfoPath für meine Formularlösung verwenden soll. Dieser Frage möchte ich mich in diesem Blogartikel widmen und ein wenig Klarheit in das Thema bringen.

Die Geschichte und Zukunft von InfoPath

InfoPath ist eine Formularlösung von Microsoft mit der sich Geschäftsformulare für SharePoint und Office realisieren lassen. Im Kern ist ein InfoPath-Formular ein XML-Dokument, das in einer SharePoint-Formularbibliothek abgespeichert wird. Die Vorlage für dieses Formular ist eine XSL-Transformation, die mit einem InfoPath-Client (InfoPath Designer) gestaltet wird. InfoPath wurde erstmalig mit Office 2003 veröffentlicht und mit den nachfolgenden Produktversionen immer mehr in die SharePoint-Plattform integriert. So enthielt zum Beispiel SharePoint 2007 die Möglichkeit, InfoPath-Formulare komplette webbasiert darzustellen und auszufüllen. Weitere Integrationspunkte sind in den Workflow-Formularen oder dem Dokument Information Panel von Office zu finden, die beide auf InfoPath basieren (können). Zwischenzeitlich hatte Microsoft die Formulardienste über den Forms Server sogar als eigenes Produkt vertrieben, was jedoch nicht von langer Dauer war. Diese vielen Aspekte dokumentieren, dass Microsoft sehr lange auf dieses Pferd gesetzt hatte.

Mit dem Erscheinen von SharePoint 2013 und der neuen Generation von Office 365 scheint Microsoft nun aber die Kehrwende zu vollziehen. Folgende zwei Fakten möchte ich zum Beleg dieser Aussage heranziehen:

  1. InfoPath 2013 wurde im Vergleich zur Vorversion (fast) nicht weiterentwickelt. Mit der neuen Version erhält InfoPath 2013 zwar eine Integration in Visual Studio aber die Kernfunktionen (Designer, Regeln, Controls, Datenanbindung etc.) wurden von der Produktgruppe nicht modifiziert. Vermutlich nicht nur mir fallen da auf Anhieb viele nette Features ein, die InfoPath dringend gebraucht hätte.
  2. SharePoint 2013 Workflows, die auf SharePoint Designer 2013 (Workflow Foundation 4.0) basieren, unterstützten keine InfoPath-Formulare mehr. Stattdessen erzeugt SharePoint ausschließlich ASPX-Dateien für die Initialisierungs- und Bearbeitungsformulare.

Eine klare Aussage zur Zukunft von InfoPath gibt es leider nicht. Die Technologie wird für Formularlösungen zwar noch empfohlen aber ein klares Statement zur Strategie bleibt leider aus.

Was ist Nintex Forms und worin unterscheidet sich diese Lösung zu InfoPath?

Nintex Forms ist ein webbasierter Formulardesigner, mit dem sich SharePoint-Listenformulare anpassen und erweitern lassen.

NintexFormsLogo

Die Erweiterung zu SharePoint verfolgt ähnlich der Workflow-Lösung aus dem gleichen Hause den Ansatz, einen Designer für den Power User bereitzustellen. Dieser Formular-Designer ermöglicht es, über eine einfache Art und Weise SharePoint-Listenformulare anzupassen oder zu erweitern. Meiner Meinung nach gibt es zwei Hauptmerkmale, die Nintex Forms von InfoPath unterscheidet:

  1. Die Datenhaltung. InfoPath wurde so konzipiert, seine Daten in einer XML-Datei abzuspeichern. InfoPath-Formulare können über einen Client (InfoPath Filler) über Office (Document Information Panel) oder über ein Workflow-Formular ausgefüllt werden. Nintex hingegen konzentriert sich klar auf die Weboberfläche von SharePoint und stellt für die Standard-Listenformulare (New, Edit, View) entsprechende Alternativen bereit, die in Sachen Funktion und Usability angepasst werden können. Die Daten liegen nachwievor in den dahinterliegenden Listen.
  2. Mobile Support. Nintex Forms liefert die Möglichkeit für Listenformulare eine entsprechende mobile Ansicht zu schaffen. So lassen sich Formulare nicht nur für den Desktop sondern auch für dedizierte mobile Endgeräte designen. InfoPath stellt diese Option nativ nicht bereit. Meiner Meinung nach ist das eine der Haupt-Verkaufsargumente für Nintex Forms.

Zur webbasierten Gestaltung der Formulare stellt Nintex einen Satz an Standard-Controls bereit, mit denen sich Formulare sehr intuitiv umsetzen lassen.

forms controls

Ebenso lassen sich über Nintex Forms Workflow-Formulare für Nintex Workflows gestalten. Was der Erweiterung im Vergleich zu InfoPath fehlt, ist die Möglichkeit, mehrere Seiten bzw. Views umzusetzen. Ebenso ist ein direkter Zugriff auf eine externe Datenquellen bzw. Web Services nur in InfoPath möglich.

forms vs. infopath

Quelle: http://peoplenet.dk/Nintex/Documents/Nintex Forms vs. InfoPath.pdf

Ersetzt Nintex Forms Microsoft InfoPath?

Meiner Meinung nach ist Nintex Forms kein Nachfolger bzw. Ersatz für InfoPath. Die Kernidee von InfoPath ist die Gestaltung von Geschäftsformularen, in die ggf. externe Datenquelle eingebunden sind. Ein besonderer Vorteil von InfoPath ist, dass sich die Formulare auch in Office integrieren und somit zum Beispiel angepasste Metadatenansichten in Word oder Excel einbetten lassen.

Nintex fokussiert sich auf die Anpassung der SharePoint-Standardformulare. Es ist nicht selten, dass Standard-Formulare um bestimmte Felder ergänzt oder reduziert werden müssen. Auch die Verbesserung der Übersichtlichkeit und Gebrauchstauglichkeit eines Formulars ist oftmals ein wichtiges Thema für den Gesamterfolg einer SharePoint-Anwendung. Und genau hierauf zielt Nintex Forms ab, indem es eine Lösung bereitstellt, diese Formulare spielend einfach zu gestalten.

Sollte ich für neue Lösungen auf InfoPath 2013 setzen?

Bis vor einiger Zeit hätte ich an dieser Stelle noch ein Fürwort für InfoPath ausgesprochen. Mittlerweile bin ich auf dem Standpunkt, für neue Lösungen nicht mehr auf diese Technologie zu setzen. Das Risiko, dass vorhandene Bugs nicht mehr beseitigt werden und die Tatsache, dass InfoPath offensichtlich nicht mehr weiterentwickelt wird, bringen mich zu dem Schluss, auf eine alternative Lösung zu setzen. Es gibt sicherlich noch ein paar Ausnahmefälle, bei denen man auf InfoPath setzen kann. Zum Beispiel, wenn die Anwendung keine lange Laufzeit hat oder nur temporär ist. In diesem Fall sollte man sich aber gut mit den Gegebenheiten von InfoPath auskennen und seine Kunden über die Ist-Zustand dieser Technologie in Kenntnis setzen.

Ist Nintex Forms die Lösung?

Das kommt ganz auf den Anwendungsfall an. Zur Anpassung von einfachen, übersichtlichen Formularen oder zur Realisierung von mobilen Ansichten ist Nintex Forms meiner Meinung nach wie geschaffen. Zur Umsetzung von mehrseitigen, komplexen Formularen ist diese Technologie (derzeit) nicht geeignet. Nintex verfolgt klar den Ansatz, die von SharePoint bereitgestellt Formulare zu modifizieren oder für mobile Geräte zu optimieren. Nintex Forms ist aber kein Tool zur Generierung von alleinstehenden Formularen.

Welche weiteren Optionen habe ich?

Sollte Nintex Forms oder InfoPath aus den eben genannten Gründen als Formular-Framework nicht in Frage kommen, stellt SharePoint 2013 für den Entwickler eine Alternative bereit: Client Side Rendering: Diese Technologie liefert eine wunderbare Möglichkeit, Listenformulare mittels JavaScript in der Form und Gestaltung passend zu modifizieren.

Daneben lassen sich Formulare natürlich auch in reinem ASP.NET implementieren, was vermutlich mit dem größten Aufwand von allen Varianten verbunden ist.

Wer nicht über Programmierkenntnisse verfügt, dem stehen derzeit noch die Optionen Access 2013 oder Excel 2013 zur Umsetzung von Geschäftsformularen zur Verfügung.

Sollte es hierzu (andere) Meinungen oder Vorschläge geben, würde ich mich über Feedback sehr freuen. Wir werden an dieser Stelle versuchen, weite Artikel zum Thema Formularlösungen zu veröffentlichen.

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2 Kommentare zu “Nintex Forms for SharePoint, InfoPath oder doch was anderes? Was ist die geeignete Formularlösung für mich?”

  1. Adriana Neagu 13. Oktober 2013 um 22:00 #

    Hi,
    did you take a look at Formotus forms? Based on InfoPath designed form, but with additional custome controls, strong offline story, and runs as rich apps on mobile devices.

  2. Markus Alt 14. Oktober 2013 um 09:20 #

    Hi Fabian,

    gerade im Zusammenhang mit SharePoint Integration und Anbindung von externen Datenquellen würde ich Dir gerne mal K2 Smartforms vorstellen. Vielleicht hast Du mal eine halbe Stunde Zeit für eine Websession oder ähnliches.

    http://www.k2.com/platform/forms
    http://www.markus-alt.de

    Gruß,
    Markus

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